股东决定与董事决定的核心区别，不在于文件名称，而在于决策主体、权限来源和事项性质。一人公司中，同一个人可能同时担任股东、董事、法定代表人甚至经理，但签署文件时仍应区分身份，否则容易造成公司治理权限混乱。

股东决定：处理公司的重大事项

股东是公司的出资人，股东决定体现的是所有者层面的意思。即使公司只有一名股东，也不能因为没有多人股东会，就省略书面决定。

通常应由股东决定的事项包括：任命或更换董事、经理、监事，确定法定代表人，修改公司章程，增加或减少注册资本，决定利润分配，审议年度财务报告，以及对合并、分立、解散、清算、重大投资或对外担保等事项作出决定。

股东决定解决的是“公司是否做这件事”以及“由谁负责”。文件中应写明公司名称、决定事项、形成日期、具体内容，并由股东签名或盖章。

董事决定：处理经营管理事项

董事承担的是董事层面的经营管理职责，执行股东决定，并在章程和法律允许的范围内作出经营安排。例如制定经营计划和投资方案、制定预算方案、决定内部管理机构设置，以及根据股东授权审批日常经营事项。

董事决定解决的是“这项股东批准或授权的事项如何实施”。一人公司不设董事会时，通常由一名董事履行相关职能，实务中常称为执行董事。名称可以不同，但不能因此替代股东决定。

例如，股东决定任命某人为董事并同意公司开展某项重大投资，董事则可以进一步形成董事决定，明确执行方案、责任人和审批流程。前者是股东行使权利，后者是董事履职。

同一个人，也要分清三种身份

同一人签署文件并不意味着可以混用身份。股东决定应以“股东”身份签署，董事决定应以“董事”或“执行董事”身份签署，对外合同则通常以法定代表人或授权代表身份签署。涉及董事兼任经理、股东与公司之间交易、重大借款或担保时，更应保留合同、审批记录和付款凭证。

判断一份文件是否正确，可以先问三个问题：是谁作出的决定，法律依据或章程依据是什么，这项决定属于股东权限还是董事权限。把身份、权限和文件对应起来，才是一人公司有效留痕的关键。